Začátek roku je ideální moment dát týmu společný směr, energii a jasné priority. Zároveň je to ale období, kdy lidé často přijíždějí po svátcích „na půl plynu“ a každá další porada může působit jako zbytečná. Dobrý kick-off meeting proto není o dlouhých prezentacích, ale o jasném cíli, dobré struktuře a pocitu, že to mělo  a má smysl.

Jak takový „New Year Kick-off meeting“ připravit? Zde je pár tipů, jak by mohl vypadat:

1) Nejdřív si ujasni, co má meeting změnit

Než začneš chystat agendu, definuj si 2–3 výsledky, které chceš z kick-offu mít. Typicky:

• Společné porozumění prioritám na Q1 / první polovinu roku
• Vyjasněné role a zodpovědnosti (kdo je kompetentní za co, aby každý věděl, co má na starosti)
• Motivace a energie: proč to děláme a co je „win“, náš cíl

Když tyhle výstupy nemáš, meeting snadno sklouzne do „shrnutí minulosti + obecné sliby“.

2) Připrav kontext dopředu a ušetři čas na diskusi

Největší chyba kick-offů: 80 % času mluví vedení, 20 % je prostor pro tým. Zkus to otočit:

• Pošli krátký pre-read (max 1 stránka): výsledky minulého roku, hlavní learnings, top cíle na Q1.
• Připoj konkrétní otázky, ať lidi přijdou připravení: „Co je jedna věc, kterou bychom měli letos přestat dělat?“

Tím z kick-offu uděláš pracovní session, ne divadlo.

3) Drž jasnou dramaturgii: minulost → současnost → budoucnost

Funguje jednoduchý příběh, který může mít tuto strukturu:

A) Co se povedlo a co jsme se naučili (10–15 min)
Ne „všechno“, jen to, co je relevantní pro další období. Krátce, konkrétně.

B) Kde jsme teď (10 min)
Co je realita: kapacity, rozpočty, největší rizika, co se změnilo na trhu / u zákazníků.

C) Kam jdeme (20–30 min)
Priority, cíle, metriky úspěchu. Lepší 3 priority než 12.

D) Jak to uděláme (30–45 min)
Nejdůležitější část: rozpad na iniciativy, vlastníci, první kroky, závislosti.

E) Závěr a závazky (5–10 min)
Co se stane hned zítra: konkrétní akce, termíny a follow-up.

4) Udělej z priorit něco hmatatelného (ne jen slogan)

Každá priorita by měla mít tři věci:

• Proč je důležitá (1–2 věty)
• Jak poznáme úspěch (metrika / cílový stav)
• Co znamená „ne“ (co kvůli tomu letos omezíme)

To poslední je klíčové. Tým uvěří prioritám, až když uvidí, že něco jiného jde stranou.

5) Zapoj tým tak, aby to nebylo „ptáme se na názor, ale už je rozhodnuto“

Místo otevřené debaty bez konce použij řízené formáty:

• Start / Stop / Continue (co začít, co přestat, co držet)
• Risk storming: „Co nejpravděpodobněji vykolejí Q1?“
• Dot-voting: každý má 3 hlasy na nejdůležitější iniciativy / rizika
• Lightning talks (2 min): každý owner řekne, co potřebuje od ostatních

Cíl: krátké vstupy, strukturované rozhodování.

6) Pohlídej hygienu meetingu: čas, role, rozhodnutí

Zní to banálně, ale právě tady kick-off často selže:

• Přiděl role: moderátor, hlídač času, zapisovatel
• U každého bodu měj jasně: diskuse vs. rozhodnutí
• Když se diskuze začne točit v kruhu, odložte téma na seznam k dořešení (tzv. „odkladiště témat“) a určete konkrétního člověka, který ho následně dopracuje a dotáhne.

7) Udělej z toho závazek: výstup, který přežije meeting

Bez toho kick-off vyprchá do 48 hodin.

Po meetingu pošli (nebo rovnou sdílej během závěru) jednu stránku:

• Top priority + metriky
• Seznam iniciativ + owner + první krok + deadline
• 3 hlavní rizika + mitigace (jak zmenšit riziko nebo negativní následky nějakého problému)
• Datum prvního checkpointu/kontrolního bodu (např. za 2 týdny)

A hlavně: naplánuj follow-up checkpointy (15–30 min) dopředu. Kick-off bez follow-upu je jen motivační řeč.

Na závěr už jen jedno: přejeme vám, ať se váš novoroční kick-off povede na jedničku. Ať z něj odcházíte se společným směrem, jasnými prioritami a konkrétními kroky, které se opravdu stanou. Držíme palce, aby se vám během roku dařilo naplňovat cíle, zvládat překážky s lehkostí a mít po cestě dost energie i radosti z výsledků. Hodně štěstí — a ať je tenhle rok pro váš tým opravdu úspěšný!

Kdybyste potřebovali nové kolegy do managementu v oboru hospitality, aby vám pomohli cíle naplnit, jsme zde pro vás : )