Hledáme osobní asistentku, která bude klíčovou oporou klienta a jeho rodiny v každodenním fungování. Vaším úkolem bude zajistit, aby osobní i rodinná agenda běžela plynule, spolehlivě a bez zbytečného stresu – od plánování až po operativní zařizování.
Pracujeme v prostředí, kde je naprostou samozřejmostí maximální diskrétnost a profesionální přístup. Očekáváme vysoký standard služeb, důraz na detail a schopnost dotahovat věci do konce. Důležitá je také proaktivita – umět předvídat potřeby, hlídat návaznosti a řešit situace dřív, než se z nich stane problém.
Pracuje se v kanceláři na Praze 5, možnost nárazového využití home office. Zahraniční výjezdy jsou cca 3-5x do roka.
Osobní agenda a každodenní operativa
- Denní plánování programu klienta a jeho rodiny, správa kalendáře, prioritizace úkolů
- Organizace schůzek (osobních i online)
- Koordinace osobních pochůzek a zařizování „od A do Z“ (rezervace, doručení, vyzvednutí)
- Proaktivní řešení nečekaných situací (změny plánů, urgentní požadavky)
Cestování a logistika (domácí i zahraniční)
- Kompletní plánování cest: letenky (včetně private jet), transfery, hotely, víza, itineráře
- Koordinace řidičů, concierge, letištních služeb, zavazadel a doprovodu
- Příprava cestovních balíčků: dokumenty, seznamy, dárky, léky, preference
- Pohotovost při změnách itineráře během cesty
Rodinná agenda
- Koordinace rodinných událostí (oslavy, výročí, společenské akce, dovolené)
- Podpora partnerky/partnera a dětí: školní agenda, kroužky, doprava, tábory
- Správa rodinných kalendářů a sladění časů členů rodiny
- Zajištění dárků a pozorností (VIP standard, personalizace, včasné doručení)
Diskrétní administrativní a finanční podpora (neinvestiční)
- Evidence výdajů, práce s účtenkami, příprava podkladů pro účetní/rodinnou kancelář
- Správa předplatných, členských programů (kluby, letectví, concierge), obnovení smluv
- Komunikace s právníky/účetními/rodinnou kanceláří dle zadání klienta
- Zajištění bezpečné práce s citlivými daty (hesla, dokumenty, šifrované kanály)
Zdraví, well-being a „lifestyle management“
- Organizace lékařských prohlídek, specialistů, rehabilitací, fyzio, wellness
- Koordinace osobního trenéra, výživy, režimu dne dle pokynů klienta
- Zajištění preferencí klienta (strava, prostředí, komfort, rutiny) bez narušení soukromí
Reprezentace a komunikace
- Komunikace s VIP protokolem: hotely, restaurace, eventy, PR/management, zaměstnanci firem klienta
- Takt a profesionalita při jednání s vysoce postavenými kontakty
- Správa telefonátů a e-mailů dle instrukcí, vyřizování požadavků třetích stran
- Udržování seznamu kontaktů, preferencí a „know-how“ (bezpečně a diskrétně)
Bezpečnost a důvěrnost
- Striktní dodržování NDA a interních pravidel (diskrétnost je klíčová)
- Minimalizace rizik: ověřování dodavatelů, kontrola informací, bezpečné předávání dat
Pohotovost a flexibilita
- Vysoká časová flexibilita (včetně večerů, víkendů, cest)
- Schopnost být „on-call“ dle předem domluveného režimu
- Zvládání stresu, rychlé rozhodování, důraz na detail
Zkušenosti a praxe
- Výhodou zkušenost v rolích jako osobní asistent/ka, executive assistant, office manager, concierge, lifestyle manager, event/travel koordinátor (ideálně kombinace)
- Zkušenost s náročným klientem/managementem, vysokým standardem služeb a rychlým tempem
- Prokazatelně zvládá:
- koordinaci cest a logistiky
- správu více agend současně
- práci s dodavateli a domácím personálem
- řešení urgentních situací a změn plánů
- Dokončené vysokoškolské vzdělání podmínkou
Zahraniční zkušenost „na vlastní pěst“
- Několik let v zahraničí (ideálně 2+ roky) bez „bezpečné bubliny“ – studium/práce/život
- Umí se zorientovat v cizím prostředí: úřady, pojištění, bydlení, služby, cestování, vyjednávání
- Kulturní citlivost, přirozená schopnost komunikovat a jednat profesionálně i mimo komfortní zónu
- Výhodou: zkušenost ze zemí s vysokým standardem služeb (UK, CH, UAE, USA, SG apod.)
Technologická zdatnost (must-have)
- Velmi dobrá práce s digitální organizací:
- kalendáře, sdílené plánování, time-blocking, připomínky
- digitální archivace dokumentů (cloud), verzování, přístupová práva
- Silné uživatelské dovednosti (ne programování, ale „power user“):
- Google Workspace / Microsoft 365
- Notion / Asana / Trello (nebo ekvivalent)
- cestovní aplikace, mapy, správci rezervací
- Bezpečnostní návyky:
- rozumné chování vůči phishingu a citlivým datům
- Umí rychle zautomatizovat rutinu (šablony, checklisty, automatické připomínky)
Jazykové a komunikační dovednosti
- Čeština/slovenština na výborné úrovni
- Angličtina C1 (samostatná komunikace s dodavateli, lékaři, hotely, úřady, personálem)
- Další jazyk výhodou (DE/FR/ES/IT/AR dle lokace a cest)
Osobnostní předpoklady
- Klid pod tlakem, nepanikaří, umí vyhodnotit prioritu a jednat
- Vysoká míra spolehlivosti (dochvilnost, dotahování, „co slíbím, platí“)
- Selský rozum + cit pro detail (malé věci dělají VIP standard)
- Umí být zároveň:
- „neviditelný/á“ (nenarušuje soukromí)
- a „tahoun“ (když je potřeba převzít řízení situace)
- Čistý trestní rejstřík, bez exekuce
Flexibilita a režim
- Ochota pracovat flexibilně (časově i místně), včetně cest a občasných víkendů
- Připravenost na „on-call“ režim dle dohody (jasně nastavené hranice a pohotovost)
Etika, důvěra, prověrky
- Bezproblémová dohledatelnost praxe, reference (ideálně z prostředí s NDA)
- Ochota podepsat NDA, absolvovat background check, dodržovat bezpečnostní pravidla
- Zralý vztah k penězům a majetku: žádná „zvědavost“, žádné sdílení informací, žádná exhibice
Praktické „plus“ (výhody)
- Řidičský průkaz B, aktivní řidič/ka – to je velmi důležité
- Zkušenost s koordinací domácnosti a personálu
- Základy první pomoci, zkušenost s organizací zdravotní péče
- Schopnost rychle vytvořit systémy: checklisty pro rezidence/cesty/události
Nabízíme:
- Zázemí kultivované VIP rodiny s vysokou úrovní a profesionálním přístupem
- Nadstandardní finanční ohodnocení v rozmezí 80–100 000 Kč (dle zkušeností a rozsahu odpovědností), hrazené přesčasů
- Dlouhodobou a stabilní spolupráci v diskrétním prostředí, kde se oceňuje spolehlivost a samostatnost
- Vysokou míru autonomie a důvěry – prostor nastavovat systém práce a zjednodušovat procesy
- Pestrost role, možnost cestování a práce v mezinárodním kontextu (dle potřeb rodiny)